A LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados (13.709/18), traz regulamentações para empresas que guardam dados de cidadãos brasileiros. Ela foi aprovada em 2018 e entrou em vigor em 2020, mas, mesmo em 2021, ainda existem empresas que nem começaram a se movimentar em direção à conformidade.
Neste artigo, nós trouxemos 3 ações efetivas que a sua empresa pode realizar se está em busca de entrar em compliance com a LGPD.
Confira:
Não deixe a LGPD para depois
As prorrogações da vigência da LGPD causaram uma falsa sensação de prazo, levando muitas organizações a procrastinar a atualização das suas práticas.
Por isso, foi uma “surpresa previsível” que a sanção da LGPD em setembro de 2020 tenha causado desconforto nessas empresas que agora oficialmente se enquadravam como “fora da lei” e, possivelmente, ainda acreditavam em um novo adiamento.
A primeira dica é não subestimar o prazo para implementar a LGPD. É melhor estar adiantado do que esperar e acabar sendo contemplado com uma das multas (que podem ser milionárias) previstas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
Como fazer uma boa implementação da LGPD em 3 ações
Sem truque de mágica ou receita de bolo, existem 3 ações que podem começar a nortear a sua empresa na busca pelo compliance com a LGPD.
Tenha em mente algumas boas práticas: designar um time responsável pela implementação e auditoria das ações, bem como assumir um cronograma para as ações abaixo, pode ser uma ótima ideia para organizar.
Vamos a elas:
Ação 1: Engajamento
Sempre lembramos aqui na Winov que empresas são feitas de pessoas: por isso, investir em pessoas conscientes, responsáveis e que se importam com um país melhor faz a sua jornada para entrar em conformidade ainda mais fácil.
E sim, acabamos de mencionar que ter um time de profissionais supervisionando o compliance com a LGPD é uma prática bastante recomendada. Porém, é importante envolver toda a empresa neste processo, pois ele recai sobre todas as áreas e níveis hierárquicos.
Um bom começo é organizar uma consultoria com gestores para impulsionar o movimento para a LGPD, já que a alta e a média gestão têm um papel de influência dentro da empresa e poderão engajar seus times com mais confiabilidade se eles próprios já estiverem com a cabeça aberta para este assunto.
Alguns tópicos para serem abordados nesta conscientização são:
- A LGPD como derivado do compliance, trazendo a lei para o mesmo nível de importância de um tema um pouco mais familiar aos gestores;
- A responsabilidade social das empresas em um mundo que cobra cada vez mais posicionamentos corporativos sobre assuntos populares;
- Como a transparência e a ética podem melhorar a sociedade como um todo;
- O conceito de autodeterminação informativa, ou seja, o poder de escolher os termos de contratos que versam sobre a divulgação de dados;
- Desenvolvimento econômico e tecnológico, ressaltando que a conformidade pode trazer uma segurança contra sequestro de inovações e da livre iniciativa, dando tranquilidade para produzir inovação;
- O exercício da cidadania no respeito à privacidade, liberdade de expressão e inviolabilidade da intimidade.
Ação 2: Revisão de documentos
Feita a primeira conscientização com os tomadores de decisão estratégicos dentro da empresa, é sim preciso fazer uma revisão dos contratos, sejam eles jurídicos ou não, para entender de quais dados pessoais e sensíveis a empresa tem posse.
Note que a LGPD discorre tanto sobre a coleta, como sobre o armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados pessoais. Ou seja, não importa se a sua empresa não esteja utilizando os dados dos clientes, colaboradores e outros stakeholders: o simples fato de estes dados fazerem parte do seu ambiente já torna a sua empresa suscetível às normativas da Lei.
Compreendendo isso, pode-se criar um plano de governança para a adequação desses documentos:
- Levantamento de custos e estabelecimento da verba para a regularização dos contratos, tanto os antigos quanto a formatação de novos modelos para uso futuro que já sejam legais;
- Criação de cronograma de entregas com a responsabilização dos prazos para que o processo corra em paralelo e não prejudique a operação do core business;
- Busca e contratação de empresas que fornecem esse serviço, atentando-se sempre a prezar por um atendimento o mais personalizado à realidade da sua empresa possível;
- ou Alocar profissionais internos para a execução da adequação, dependendo do nível de especificidade necessário para compreender o nicho.
Ação 3: Treinamentos
A terceira ação a ser realizada no processo de implementação da LGPD é a promoção de treinamentos à equipe geral.
Uma vez que os gestores já estão engajados e os documentos já foram regularizados para se enquadrarem nos padrões da Lei, é preciso transbordar a cultura da proteção de dados de uma forma didática, gravando boas práticas na mente das pessoas para que elas se tornem atitudes comuns do dia-a-dia de trabalho.
Quando possível – e este “quando” atualmente é incerto por motivos da pandemia -, o treinamento presencial é muito importante para gerar a humanização do assunto, afastando o teor burocrático e assim sendo mais eficiente em engajar o time mesmo com tópicos bastante práticos.
Ainda assim, elencamos abaixo alguns itens que todos os colaboradores precisam saber a partir do momento em que a implementação das políticas da LPGD se torna uma realidade na empresa:
- O que muda no trabalho de cada cargo ou setor, seja adicionando ou eliminando etapas, processos ou mesmo a redesignação de uma função inteira;
- Como a sua rotina será impactada agora que é preciso atenção para proteger dados, como o armazenamento e a comunicação via computadores;
- O uso e a alimentação de novos sistemas que poderão passar a ser utilizados se as aplicações antigas não forem adequadas à LGPD;
- O atendimento atencioso ao cliente no caso de fechamento de contratos que possuem cláusulas sobre dados.
Conclusão
O processo de adequação não acontece de um dia para a noite. Por isso, o quanto antes a sua empresa entender que a LGPD é abrangente o suficiente para afetar todas as organizações do Brasil, independente do segmento e porte, melhor.
Esperamos que estas dicas ajudem a sua empresa a dar o pontapé inicial na implementação da LGPD!
