Alguns meses pandemia adentro, o diretor executivo do Facebook, Mark Zuckerberg, determinou o home office para todos os seus funcionários até 2021, mesmo com perspectivas de afrouxamento das restrições no combate ao coronavírus. Mas, se até as empresas pequenas aqui no Brasil tiveram dificuldades para gerenciar esse novo modelo de trabalho, imagine uma multinacional que tem quase 45 mil funcionários no mundo todo?
Bom, guardadas as devidas proporções, é possível, sim, ter segurança e produtividade em empresas de qualquer porte utilizando o home office, sem perder em performance – e, em muitos casos, até ganhar.
Neste artigo, vamos mostrar algumas ferramentas e práticas que organizações como o Facebook utilizam para permitir que seus colaboradores prosperem no trabalho remoto e que você e a sua empresa também podem adotar.
O que é o home office e como ele geralmente funciona
Oficialmente chamado de “teletrabalho”, o trabalho remoto é definido pela Organização Internacional do Trabalho (OIT) como “a forma de trabalho realizada em lugar distante do escritório e/ou centro de produção, que permita a separação física e que implique o uso de uma nova tecnologia facilitadora da comunicação”.
Em tempos de não-pandemia, o home office se tornou um símbolo de flexibilidade e modernidade nas empresas, já que a adoção dele sugere uma certa maturidade, tanto da gestão quanto dos processos. Não é à toa que o responsável por introduzir o conceito de telecomunicação versus transporte (em inglês, telecommuting) era um funcionário da NASA.
Características comuns do home office
A mobilidade é a característica número 1 do home office. Estar em um lugar diverso de onde fica a sede física da empresa abre um leque de possibilidades que incluem, mas não estão restritas a:
- Trabalhar de casa;
- Trabalhar em espaços públicos como cafés, bibliotecas e coworkings;
- Trabalhar de outra cidade temporariamente;
- Ser contratado por uma empresa que não fica na sua cidade.
Vale lembrar que, segundo a Lei 13.467 (que só começou a valer em 2017 incluindo o teletrabalho), é preciso que esta “ausência” das dependências da empresa não constitua “trabalho externo” – que seria o caso de um funcionário que está registrado presencialmente mas realiza alguma atividade pontual fora da empresa (por exemplo, vendedores que fazem visitas a clientes ou prospects).
Também em ambas a Lei e a definição oficial de teletrabalho pela OIT, existe a menção à tecnologia que possibilita o modelo. Portanto, essa é uma característica crucial, já que sem um meio tecnológico o vínculo de trabalho não acontece.
E de modo geral o home office também é geralmente acompanhado da economia de custos, porque mesmo com o investimento em planejamento, softwares e auxílios, outros gastos como o próprio aluguel de espaço para a sede, energia elétrica, logística, entre outros.
Pioneiras e referências: as empresas que dominam o home office
Zuckerberg comenta que se surpreendeu com a produtividade que o home office trouxe mesmo na situação adversa da pandemia. E adiciona: “(O Facebook vai) ser a empresa mais vanguardista em trabalho remoto na nossa escala. Precisamos fazer isso de forma bem pensada e responsável, então vamos fazer de forma mensurável.”
Sundar Pichai, CEO do Google e da Alphabet, também concedeu uma entrevista à revista digital e comentou que “a ironia de ver o time do Google Meet trabalhando remotamente para que o produto se tornasse o que eles queriam foi interessante de ver. (…) Muitas escolas e empresas já usam o Google Meet. Então estamos só pagando pra ver.”
Além dessas duas empresas, o Twitter declarou na metade de 2020 que seus funcionários poderiam trabalhar em home office para sempre, se quisessem (uma política que já vinham construindo desde 2018, depois que teve um ótimo dia de trabalho em casa e escreveu um e-mail para o time contando e incentivando-o a fazer o mesmo).
E, bem, a própria Winov instituiu o regime de anywhere office depois de iniciada a pandemia – e podemos felizmente atestar os benefícios que esse modelo de trabalho trouxe para a equipe.
Ferramentas e tecnologias para o home office
Como mencionamos anteriormente, a tecnologia e os meios de comunicação são itens que realmente viabilizam o home office. Estas são algumas das ferramentas virtuais que empresas de qualquer porte podem conhecer e adequar às suas necessidades:
Cloud computing
Começamos pela base de tudo: a cloud ou nuvem é a forma de disponibilização de recursos computacionais como serviço de forma rápida e escalável.
Hoje é absolutamente impensável que as empresas que fazem home office não utilizem cloud parcial ou integralmente.
Isso porque é possível administrar diversos tipos de serviços em nuvem, desde backups para proteção, ambientes de trabalho e até mesmo toda a infraestrutura da empresa.
Desktops virtuais
Em suma, trabalhar com virtualização é disponibilizar um acesso às aplicações, servidores e arquivos de uma empresa a partir de qualquer dispositivo, de forma segura.
Os ambientes de trabalho virtual contam com a opção de desktops que parecem rodar toda essa informação localmente, mas na verdade são interfaces com uma conexão ao servidor na nuvem, extremamente amigáveis e controladas.
É uma forma de possibilitar o famoso BYOB – bring your own device – que muitas vezes é a solução econômica das empresas no home office.
Salas de reunião virtuais
Sabemos que ele poderia estar querendo enaltecer a própria empresa, mas não há como negar que Pichai tem razão ao falar que inúmeras organizações usam o Google Meet diariamente. Não só ele, como suas alternativas Zoom e o recente Rooms (Zuckerberg ataca novamente).
Seja com câmeras ligadas ou desligadas, em times pequenos ou grandes reuniões da firma toda, usar uma ferramenta de reunião online é a alternativa mais próxima em um modelo de trabalho que contempla pessoas que estão longe.
Softwares de gestão
Gestão de tempo, de produtividade, de status de tarefas… se presencialmente o gestor poderia chegar perto da mesa de alguém e perguntar como andava aquele projeto, em home office a opção é abusar das ferramentas online que monitoram atividades.
Fugindo da concepção de que seus chefes precisam “ficar de olho” nos funcionários, mas adotando uma postura de motivação e organização, existem softwares que agrupam tarefas por time e colaborador, bem como constroem cronogramas com lembretes e comentários e calculam o tempo investido em cada atividade.
E o melhor: podem ser acessadas de qualquer lugar, então são ótimas aliadas do home office.
Não precisa ser o Facebook, mas seja como o Facebook
Quer a sua empresa esteja surfando na onda da pandemia ou já viesse pensando em adotar o trabalho remoto antes disso, esteja em que etapa desse processo estiver e tenha o porte que for: fica aqui a nossa contribuição (e de algumas das empresas de maior destaque no mundo) para ajudá-lo nessa jornada.
